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“电子邮件归档是企业迫切需要计划去做的一件事”
 
 
 
 
 
 
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邮件归档审计系统(EEA)助力国信证券实现归档需求

国信证券股份有限公司
国信证券股份有限公司是全国性大型综合类证券公司,注册资本70亿元,在全国50个城市拥有74家营业网点。国信证券各项业务市场地位和竞争优势突出。2011年项目主承销金额排名行业第一;研究业务2005-2011年连续在《新财富》“最佳分析师”评选中获得“最具影响力研究机构”称号,共90多人次获得“最佳分析师”奖项。在中国证券业协会主持的全国证券公司经营业绩排名中,国信证券近三年的总资产、净资产、净资本、营业收入、净利润、代理买卖证券业务净收入、承销保荐业务项目发行家数等主要指标均进入行业前十。
  摘要:
  国信证券作为金融行业领先的证券公司,为了实现法规遵从、信息安全、便捷管理等需求,采用了MessageSolution的邮件归档审计解决方案,从而达成了邮件的归档、监管、审计、快速搜索等多项目标。
  归档需求 :
 

1. 法规遵从:被称为“中国版《萨班斯法案》”的《企业内部控制基本规范》要求上市公司必须执行,同时鼓励非上市大中型企业执行。其中对邮件等信息的要求是:保留所有业务记录,包括电子记录和邮件在内,不可少于5年;要求上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7年,即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯记录,至少也要保留7年。该规范对金融行业的要求尤其严格,为了满足严格的法规要求,国信证券需要一个优秀的归档方案来解决法规遵从的首要问题。

2. 邮件监管:证券行业的来往邮件中包含大量的商业信息,这些信息一旦泄露后果将不堪设想。为了及时监控邮箱中进出的邮件内容,管理重要项目,避免邮件被无关人员私自查看带出,对邮件的监管是十分必要的。

3. 快速搜索:邮件呈爆炸式增长,在短时间内找到指定的一封邮件是日常管理的需要,也是诉讼支持的需要。然而分散的邮件、被误删的邮件、高负荷的服务器……这些问题已成为快速搜索的诸多障碍。

4. 邮件审计符合证监会的要求:目前市场上绝大多数归档产品都不具备审计功能,那么需要对邮件进行审计时,工作量就会骤然增加,同时并不能保证审计工作的完整可靠。这就需要归档解决方案带有完备的邮件审计功能。

5. 邮箱大小无限制:一般情况下员工的邮箱都有配额限制,用户需要定期管理邮箱来保证使用的顺畅,这样既耗费精力又不能保证重要邮件信息的完好保留。

  部署环境
 

邮件服务器:Exchange,Domino
邮箱数:几万邮箱
区域:深圳总部,全国各地都有网点

  部署实施
 

根据国信证券的行业要求、日常管理需求、邮箱环境和网点分布等特点,MessageSolution部署了邮件归档审计系统(EEA),以满足法规遵从、信息安全、便捷管理、多种邮件服务器支持等多个需求。

归档服务器部署图如下:
归档服务器部署图

 

  总结
 

  MessageSolution针对国信证券特有的归档需求和复杂的邮箱环境,提供了有效的邮件归档审计解决方案,部署了高效的邮件归档审计系统(EEA)。该方案不仅满足了法律法规对证券公司严格的邮件保存规定,更保证了信息安全,实现了邮件审计、快速搜索和集中化管理等需求。

  国信证券使用了MessageSolution的邮件归档审计系统(EEA),简化了日常邮件管理,员工能够随时从归档服务器上快速调取权限范围内的邮件,同时不改变任何原有的使用习惯。对邮件的使用、监管、审计等都可以通过邮件归档审计系统(EEA)来完成,在法规遵从的基础上大大提高了安全级别和工作效率。国信证券的邮件归档审计解决方案已成为金融行业信息化的优秀范本。