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“电子邮件归档是企业迫切需要计划去做的一件事”
 
 
 
 
 
 
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奇瑞汽车:提升信息价值

奇瑞汽车股份有限公司
是中国驰名的汽车制造厂商,在安装了IBM Lotus Domino Server并使用了一段时间之后,邮件相关的问题逐渐显现。信息呈爆炸式增长,无法迅速查找到项目相关信息,邮件服务器当机,员工邮件分散无法实施集中管理。
  概述:
  

  在您看来,一封邮件的价值是不是仅仅在于传递信息,看过就可以随手删除呢?邮件服务器是不是安装完成后能够收发邮件就可以高枕无忧呢?事实上,收发邮件只是个开始,真正让IT管理人员头疼的事情还在后头:邮件增长迅速,邮件服务器上压力很大;存储要求很高;无法及时查找邮件;邮件大量丢失;运维压力非常大;不能实现邮件的合理集中管理……怎能才能做到对邮件的高效管理,增强服务器的性能,又能提升邮件信息的价值呢?

  在管理者们看来这些问题是牵一发而动全身的。一条重要信息的缺失很有可能导致一个项目的停滞;大量设计和商业机密不经保护和监督地在各个邮箱中传递,这其中藏着巨大的隐患;邮箱的日常维护占用员工的时间,服务器的维护更影响了全公司的工作效率。因此,奇瑞汽车急需一个行之有效的整体方案来解决邮件存储、查找、管理问题和服务器运行优化的问题。

  归档的力量
 

  MessageSolution的邮件归档系统EEA就提供了满足奇瑞汽车需求的多种功能。

  归档,即把所有经过邮件服务器的邮件一封不落地进行即时归档,同时在设定时间对历史邮件进行定时归档。这就保证了邮件的存储。把邮件从邮件服务器上迁到归档服务器上,降低了服务器的运维成本,同时员工在邮箱中的任何操作都不会影响归档服务器上邮件的存储,从而不需要担心邮件丢失的问题。相反,当用户想从归档服务器上调取之前已经删除过的邮件,也是易如反掌,同时不会改变用户的操作习惯,即邮件仿佛还在邮件服务器上一样,但实际上邮件是从归档服务器中被调取出来的。

  归档只是EEA最为基本的功能,同时,EEA有一个自主研发的强大的搜索引擎。这样就使具有高级搜索功能的EEA与市面上一般的归档产品拉开了距离。深入邮件附件内容的查找,多语言、模糊、二次查找,标题、内容、收发人、日期等广泛查找,这些查找功能全方位地支持着奇瑞汽车的邮件查找需求。

  EEA给奇瑞汽车的邮件提供了多重安全和管理保障。邮件的调取查阅权限根据管理员、领导、员工的不同级别和不同需要给予不同分配,同时还有设备钥匙和密码控制保护,邮件内容也严格禁止被篡改,所以操作都被系统日志一一记录,多种技术手段保证了邮件的安全性。一旦邮件内容中包含敏感词汇,管理员就会立刻收到一封通知,这样就达到了对敏感词汇监控的目的,有效地加强了管理。

  提升信息价值
  

  奇瑞汽车部署了MessageSolution提供的邮件归档解决方案后,不仅达成了邮件存储、查找、管理和服务器优化的目标,更提升了信息的价值,使邮件的作用不再是转瞬即逝,而是参与到信息参考、项目决策的过程中,从而发挥出最大的效果。

  在使用邮件归档系统EEA以前的情况是:在某一天,奇瑞要查找关于某个项目八个月内的邮件,假设该项目涉及20个人,那就需要将这20个人的240天的邮件备份恢复到专门的一个地方,然后手动去查找辨别,并剔出相同内容的邮件。这里的效率、耗费与难度可想而知。假如从几T数据中去查找几封邮件,在实际操作中,几乎不可能实现,而且这样做的基础是关键邮件没有被删除。

  而EEA的作用就在于,给予尘封已久的邮件以生命,给予其全新而灵活的姿态可以随时参与到某个项目中,提供重要信息,甚至能够作为证据应对突发事件。这样,信息的价值就彰显出来了。

  奇瑞人认为:利用MessageSolution的企业邮件归档解决方案,自动归档,策略控制,不仅可以随时访问归档数据,从中快速搜索到已归档的邮件和附件,还能在邮件服务器出错或崩溃后将数据恢复,这些特性提高了管理员的自由度,并且降低了企业资产和运维成本,让IT部门的人员有更多的时间和精力关注在企业最核心的业务中。

   自从归档系统EEA被使用以后,奇瑞汽车在邮件的使用、管理和信息处理上的效率都大大改善,从而既降低了成本,又提高了信息的价值。奇瑞汽车也成为了行业内信息化进程中的领先企业,足见MessageSolution所提供的这款优秀的邮件归档解决方案能够实现多么卓越的成效。