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“电子邮件归档是企业迫切需要计划去做的一件事”
 
 
 
 
 
 
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MessageSolution助新东方教育实现邮件归档 轻松应对法规要求

新东方教育科技集团
新东方教育科技集团(NYSE:EDU)由1993年成立的北京新东方学校发展壮大而来,目前集团以培训为核心,拥有新东方亲子中心、泡泡少儿教育、优能中学教育、基础英语培训、大学英语及考研培训、出国考试培训、多语种培训等多个培训体系,同时在基础教育、职业教育、教育研发、出国咨询、文化产业等方面取得了骄人的成绩。作为中国最大的著名私立教育机构,新东方教育科技集团于2006年在美国纽约证券交易所成功上市。
  使用产品:
  MessageSolution EEA 企业邮件归档审计系统
  归档需求 :
    随着新东方教育在中国的市场地位不断增强,集团内部、外部来往邮件数据量不断增加,无论是员工还是公司都需要对邮件进行有效管理和运用。而公司规模的迅速增长带来了很多挑战,尤其是在美上市后,面临的是严格的法规遵从要求。如何管理海量邮件和应对法规遵从成为新东方教育首先考虑的问题。
  为应对以上需求,新东方教育选择了 MessageSolution EEA 企业邮件归档审计系统。经过部署,MessageSolution EEA不仅正常执行即时归档和定时归档全部邮件的任务,更实现了搜索、管理的便捷化和高效化,并为将来的恢复和扩展奠定了基础。
  邮件数据暴涨,搜索管理更高效
 

  当今的教育产业正处在蓬勃发展的时期,对于新东方教育科技集团这一行业领跑者而言,这意味着更大的机遇和更大的挑战。毫无疑问,承载着公司大量机密、参与所有日常工作的邮件,其举足轻重的地位是不言而喻的。而迅速增长的邮件数据使员工和管理员花在邮箱上的时间和精力都较以往大大增加,令人头疼不已。看似简单的邮件,居然成为了提高办公效率的瓶颈。

  新东方教育的邮件系统管理人员说:邮件数据的高速增长使我们IT部门要付出很大的精力来管理邮件数据和邮件服务器,还要应对同事们恢复邮件等需求。从个人使用角度讲,邮箱自带搜索功能已经满足不了海量数据迅速查找的要求,而且也无法做到项目相关邮件的集中管理。所以我们需要的是一款能满足以上所有需求的解决方案。我们评估测试了国内外各具代表性的几款产品,MessageSolution EEA最符合我们的要求。

  满足法规要求,便捷易用更胜一筹
    据统计,仅在美国一地,联邦和州政府就起草了约10,000条强调“文档记录”的法律或法规,这里面就包括电子邮件这种形式的文档。法规中最著名的莫过于萨班斯?奥克利法案(Sarbanes-Oxley Act): 要求上市公司保留所有业务记录,包括电子记录和邮件在内,不少于5年。

  电子邮件的合规保存不仅意味着要保留足够长的时间,更需要全部、完整、一字不差地保留,同时要求在响应审计诉讼等紧急情况时,邮件能迅速被提交。“在法规要求的有效时间内,从庞大的陈年邮件备份中找出几封邮件作为证据提交,这几乎是不可能完成的”,新东方教育相关工作人员这样解释。于是,邮件归档是上市公司满足法规要求的必然选择。在咨询了一些IT同行并对归档产品进行了严格的评测后,新东方教育选择了MessageSolution EEA。

  部署MessageSolution EEA只花了几个小时的时间,IT管理员几乎可以不用经过培训就能完成系统配置。将所有邮件全部归档后,员工可以自行查找和恢复邮件,既方便了个人,也大大减轻了管理员的压力。

  新东方教育邮件系统管理人员说:使用了MessageSolution EEA,我们在邮件服务器上的工作压力就减轻了很多。因为大量的邮箱用户,一旦出现邮件大量丢失的问题,可想而知我们的压力是多么大。而现在这些操作都可以在用户端自主完成,非常方便。

  MessageSolution EEA的用户端使用也非常容易,与邮箱桌面客户端和网页客户端无缝集成,也支持独立入口,这使员工使用起来无需改变原有操作习惯。“管理员在做配置的时候也不用到每个用户端一一操作,只需在服务器管理中做统一配置就可以。”工作人员特别提到。

  全面合理规划,支持集团发展
 

  由于邮件中通常包含了公司的商业机密,所以归档务必要保证邮件的安全性。被归档邮件在压缩、传输、使用等过程中,均进行加密处理,这样才能保障归档邮件的不可篡改。在保证安全性的基础上,归档系统的部署和配置也符合新东方教育的现状和未来的发展规划。“我们的员工分布于海内外,MessageSolution EEA所提供的功能符合我们跨区域联合搜索的要求”,工作人员强调。

  同样重要的是,邮件归档还要与企业未来的发展规划相适应。“MessageSolution EEA还有一个特别之处,就是具有良好的扩展性,可以对接任意存储,将来要添加存储或进行迁移都是非常简便的事情”,新东方教育邮件系统管理人员说,“MessageSolution在邮件归档领域的专业化令我们非常信任他们,这是一次很愉快的合作。”