案例研究

MessageSolution 企业邮件归档数据挖掘模块 Vs. 传统电子挖掘服务

　　一个有约1000名员工的企业，从事法规遵从的官员或公司的律师收到了SEC的通知，规定要在48小时内把3年前讨论股票期权和福利发放等敏感话题的内部邮件全部提交上去。CIO从律师那里收到请求，IT 经理们就开始为此工作。很快公司就发现一个令人震惊的数字，转换每个PST文件的平均成本要50多美元(转换工作外包，电子查找的过程需要转换PST文件或扫描备份在磁带上数据，然后找到需要的邮件并打印出来)。一些服务商的报价甚至达到每转换一个文件100美元。按照每个员工50个文件，每个50美元的报价，在这个有1000名雇员的机构里，挖掘查找数据的费用将会是一个令人震惊的数字，250万美元。

　　传统方法电子数据查找所产生的高昂代价通常会迫使企业的经理采用另一个相对容易的方法，即向政府付罚款，而这一支出通常会少于电子数据查找所花的费用。而前不久摩根斯坦利的案例就证明了之一企业现象:在美国监管者对其的调查中，因未能保留邮件信息，这家投资银行不得不支付一千五百万美元的罚款了事。

　　但是有时候迅速支付罚款并不是一些企业想做的。在最近关于美国银行的著名案例中，电子邮件和电子记录已经不仅是公司的私有财产，公司还有责任和义务去保留他们。如果没有适当的邮件保留解决方案用以防止风险的出现是要承担很大风险的。美国银行因无法及时按要求找出邮件记录而付给SEC的一千万美元的罚款，而这一切是发生在花费了数百万美元的传统方法电子查找费用，通过查找备份的磁带，搜索邮件记录，但不幸未能找到需要提交给SEC的关键性电子邮件和电子记录之后。

解决之道
　　部署EEA系统，其中协同工作在一起的EEA存储仓库，法规遵从，搜索等诸多功能模块将使公司律师能够从存档在EEA存储仓库中的数百万封邮件里快速找出关键邮件，作为证据回应法规监管要求或法庭命令，证明公司的清白。公司的邮件通讯存档现在中心化了，邮件的搜索/获取只需数秒，电子文档的搜索，取回，生成等操作都在用户界面友好的平台上。外包出去扫描备份磁带或PST文件并生成文档的传统电子查找过程，需要更长的生成时间，高得多的成本。完成第二阶段的信息保存和存储管理后，EEA存储仓库将消除传统方法的弊端。很多时候传统方法查找的结果可能令人失望，如前所述美国银行的例子，且更不用提为此向查找服务提供商支付的数百万美元了。

　　除了为公司律师提供强有力的诉讼支持外，EEA存储仓库还服务于每一个员工。在任何地方，通过互联网，每个员工都能够方便灵活访问获取他本人的历史邮件；在重要时刻，如关键员工的流动，或需在限定时间内反馈客户时，人力资源部门和部门经理能够更好的直接利用那些在EEA存储仓库里的邮件数据。销售人员能在数秒之内查到历史报价而保住潜在客户；更新和比较不同版本的设计图时，产品开发组将不再需要花很长的时间在outlook或PST文件里搜索查找工程师之间的邮件。

　　毫无疑问当实施了EEA存储仓库后，企业就能够省下用于法规遵从和满足诉讼要求的昂贵的传统方法电子查找费用，同时还能直接立即访问中央化的企业邮件数据库，机构面临的风险大大降低，机构整体的生产力，准确性，和效率都得到提升。

关键特性：
■ 全面对数据挖掘策略设置
■ 轻松查看结果
■ WORM技术保证原始文档不被修改(WORM即Write Once Read Many一次写入，多次读出)
■ 智能收集文件夹，优化电子邮件数据，改善深入的分析和分类。